Помогли увеличить выручку на 40% в digital-агентстве за счёт передачи нецелевых проектов внешнему проектному офису
RedLoft
Цифровое агентство, специализирующееся на разработке цифровых решений в велнес-индустрии
У собственника нет времени на развитие агентства, так как он участвует в управлении проектами, и у него уже есть менеджер
Клиент пришёл с запросом усилить команду дополнительным специалистом для управления разработкой нового проекта — первой версии корпоративного сайта одного из премиальных банных комплексов, приуроченной к его открытию.
Мы провели звонок для знакомства и обсуждения деталей проекта. Выяснили, что все детали проекта (требования, сроки и стоимость) уже согласованы, а в проектной команде есть только дизайнеры.
Клиент уже спланировал этапы производства и передал нам верхнеуровневый календарный график разработки дизайна, вёрстки и программирования. На своей стороне он также оставил решение финансовых вопросов с заказчиком, сдачу промежуточных и финальных результатов работы.
Нашему агентству перешла декомпозиция календарного графика до задач исполнителям, постановка задач и контроль выполнения, оперативная коммуникация между проектной командой и конечным заказчиком и формирование отчётности о ходе реализации проекта.
Распределили ответственность между нами и штатным менеджером на пилотном проекте
Проект, к которому нас привлекли, заключается в разработке корпоративного сайта, личного кабинета посетителя банного комплекса, системы онлайн-бронирования и возможности онлайн-продажи подарочных сертификатов. Совместно с клиентом было решено, что наше агентство возьмёт на себя основной процесс разработки сайта, а подготовку к запуску и разработку остальных функциональных блоков возьмёт на себя штатный менеджер.
Запустили производство и проконтролировали процесс до этапа программирования
Мы организовали производство по классической «каскадной» модели, когда все этапы идут последовательно. В качестве трекера задач и контроля сроков использовали Excel-таблицы, так как у клиента не было никаких таск-трекеров.
С мая по октябрь 2024 года были отрисованы и свёрстаны страницы корпоративного сайта, а также нашим специалистом было написано техническое задание в свободной форме на интеграцию вёрстки в систему управления сайтом «1С-Битрикс». После этого проект был передан штатному менеджеру клиента для подготовки к запуску и разработки остальных функциональных блоков.
Взяли на реализацию пилотный нецелевой проект
После этого клиенту поступил запрос на разработку сайта для спортивной школы. Для него такие запросы являются нецелевыми, и раньше они отклонялись. На этот раз было решено реализовать проект силами сторонней команды, и для этого выбрали нас.
Взяли на себя функции проектного офиса для развития проектов
После успешной совместной разработки сайта для спортивной школы клиент принял решение передать нашему агентству функции проектного офиса для управления всеми проектами на этапе постгарантийной поддержки и развития, а также для производства сайтов, которые не являются флагманскими для клиента. Кроме этого, мы взяли на себя подбор проектной команды в случаях, когда штатные специалисты клиента были загружены.
Это позволило RedLoft не отказываться от входящих заявок, не относящихся к wellness-сегменту, и повысить LTV текущих клиентов за счёт услуги постгарантийной поддержки.
Оцифровали управление задачами и упростили подготовку финансовых отчётов
Но данное решение привело к возросшему числу исполнителей и объему задач. Кроме того, постгарантийная поддержка сайтов осуществляется по модели Time & Materials (почасовая оплата), и учет задач в Excel-таблицах стал неудобен: нужно было фиксировать отработанное исполнителями время, на основе которого выставлять счета, задачи могли теряться из-за постановки исполнителям в Telegram-чате. Таким образом, учет задач, подсчет и подготовка отчетов для клиентов и исполнителей стали занимать много времени.
Для систематизации учета задач и отработанного времени нашим агентством было предложено внедрить «Яндекс Трекер» — отечественное решение, которое часто используется и в стартапах, и в корпорациях для управления проектами. Система имеет бесплатный тариф до 5 пользователей и позволяет управлять задачами как на классической канбан-доске с использованием диаграммы Ганта, так и спринтами по Scrum.
Мы провели презентацию «Яндекс Трекера» и сравнительный анализ аналогичных систем, по итогам которого клиент принял решение в пользу «Яндекса». Совместно мы выбрали пилотные проекты, которые будут перенесены в «Яндекс Трекер» в первую очередь, а также определили бизнес-процесс работы над задачами. Кроме этого были определены основные критерии успешности внедрения:
По итогу был выбран пилотный проект — развитие сайтов строительного холдинга. Мы настроили проектную доску и переходы между статусами, реализовали автоматическое назначение исполнителей. Например, при установке статуса задачи «В тестирование» — в качестве исполнителя автоматически устанавливается QA-инженер.
Также нами была настроена интеграция с рабочим чатом в Telegram, куда «Яндекс Трекер» отправляет уведомления о новых задачах с упоминанием исполнителя. Например, QA-инженеру приходят уведомления о необходимости проверить задачу, а руководителю проекта — о необходимости сдачи задачи.
После того, как были проведены настройки «Яндекс Трекера» и перенесены текущие задачи в систему, мы обучили всех участников проектной команды работе с задачами, учёту времени и формированию отчёта по трудозатратам.
Через 2 месяца после завершения работ был подведён итог:
Таким образом, RedLoft признал пилот успешным и начался постепенный перенос всех остальных проектов (как проектов развития, так и производства), оставшейся части подрядчиков и сотрудников компании в «Яндекс Трекер».
Дальнейшее управление «Яндекс Трекером» и консультационная поддержка по желанию заказчика остались на стороне нашего агентства.
Команда и инструменты
Кто работал
Роман Смирнов — консультант, руководитель проектного офиса
Сергей Киевский — руководитель проектов
Темур Хидиров — руководитель проектов
Софья Климок — контент-менеджер
Что мы использовали
Результаты кейса
+40%
Рост выручки за счёт передачи нам функции управления нецелевыми проектами
На некоторых проектах закрывали не только функции менеджмента, но и брали на себя производство, самостоятельно формируя проектную команду
Снизили число забытых задач и время на подготовку отчётов о выполненных работах, а также увеличили прозрачность в учёте трудозатрат исполнителями, внедрив «Яндекс Трекер». Обучили команду клиента, настроили бизнес-процессы работы с задачами и интеграцию с рабочими чатами в Telegram
Обратная связь
Наше мнение
Этот кейс — наглядный пример, когда небольшое агентство может вырасти, передав ответственность только за часть проектов, при этом загрузка собственника не повышается или повышается минимально из-за делегирования ответственности за часть управленческих задач стороннему подрядчику
Роман Смирнов
Управляющий партнёр «Фичтим»
Обсудим проект?
Расскажите о задачах и проблемах, которые необходимо решить. Если у вас есть материалы, которые помогут нам глубже погрузиться в детали вашего проекта, приложите их. Я проконсультирую вас и подготовлю коммерческое предложение.
Роман Смирнов
Управляющий партнёр «Фичтим»