Управление проектным офисом и портфелем ecom-проектов в digital-агентстве с рентабельностью до 40% в месяц
Защищено NDA
Цифровое агентство, специализирующееся на заказной разработке и развитии платформ для электронной коммерции
Профессиональные услуги, торговля
Россия
С апреля 2021 года по февраль 2023 года
У клиента выросло число проектов, и штатная команда перестала справляться с нагрузкой
Клиенту потребовалось усиление текущей команды из трёх менеджеров для управления новыми проектами, сохраняя необходимую норму рентабельности. Нашему агентству было передано развитие нескольких ecom-проектов:
Маркетплейс строительного инструмента, работающий в более чем в 60 городах России, с выручкой более 20 млн рублей в год
B2B интернет-магазин дилера сельскохозяйственной техники с несколькими филиалами, работающий по всей России, с выручкой более 1,5 млрд рублей в год
D2C интернет-магазин производителя продуктов питания с собственной розничной сетью, работающий по всей территории России, управляющий более 400 розничными магазинами и выручкой более 30 млн рублей в год
D2C интернет-магазин производителя туристического и военно-тактического снаряжения, работающий в более чем в 60 городах России и ближнего зарубежья, управляющий более 100 розничными магазинами и выручкой более 40 млн рублей в год
D2C интернет-магазин производителя одежды, управляющий несколькими розничными магазинами в Москве и Московской области
D2C интернет-магазин производителя уличной мебели с выручкой более 300 млн рублей в год
D2C интернет-магазин производителя новогодних подарков с выручкой более 600 млн рублей в год
Встроились в уже отлаженные процессы управления проектами
Проведя ознакомительный звонок с заказчиком, на котором мы обсудили будущие проекты и обязанности руководителя проекта, мы интегрировались в существующие процессы управления проектами: познакомились с командой, правилами и стандартами работы, принятыми в компании. После этого нас познакомили с конечными клиентами, передали в управление проекты, текущие задачи и ближайший план задач.
Все проекты имели некоторые особенности:
Модель оплаты Time & Materials (почасовая оплата). При этом, в каждом проекте был установлен порог расходов — когда объём выполненных работ в проекте достигал заданного порога, мы уведомляли клиентов и согласовывали продолжение работ или приостановку до следующего месяца
Чаще всего у проектов не было выделенной команды разработчиков и дизайнеров — у нас был доступ к общему пулу специалистов и приходилось формировать еженедельные ресурсные заявки
Управляли проектами, используя гибридный подход Scrumban
Интернет-магазины, маркетплейсы, как и другие e-commerce-продукты, развиваются по всем правилам продуктовой разработки: итерациями, опираясь на полученную обратную связь пользователей и текущие тренды на рынке. Поэтому гибридный подход Scrum + Kanban, совмещающий в себе разработку новых функциональных возможностей спринтами и доработку существующих при получении входящих запросов, отлично подходит для развития цифровых продуктов.
Работа осуществлялась спринтами продолжительностью в 1 неделю, по итогам которых в production-среду выпускался релиз. В проектах чаще всего был бэклог задач, позволяющий планировать загрузку проектной команды на ближайшие 2–3 спринта.
Мы самостоятельно описывали задачи для исполнителей из бэклога и при необходимости организовывали отдельную встречу с клиентом для снятия запроса и детализации требований. Также регулярно работали с рисками в проекте: у заказчика не был принят реестр рисков, тем не менее мы постоянно анализировали задачи, загрузку специалистов и настроение клиентов для выявления рисков невыполнения финансовых планов или сдвигов сроков.
В проектах мы планировали как сам спринт, так и загрузку каждого участника проектной команды:
Еженедельно по пятницам мы созванивались с клиентами для подведения итогов прошедшего спринта и планирования следующего
Запланированный спринт мы оценивали в часах совместно с тимлидами
Формировали ресурсную заявку на весь спринт на необходимых разработчиков и дизайнеров из общего пула специалистов, а затем ежедневно подтверждали загрузку предоставленных специалистов, при необходимости корректируя её
Также мы регулярно формировали два вида отчётности:
Для конечных клиентов мы готовили еженедельный отчёт нарастающим итогом по затраченному времени каждым специалистом. На основе данного отчёта наш заказчик выставлял счета на оплату клиентам по итогам месяца
Для нашего клиента еженедельно нарастающим итогом формировали отчёт по закрытому бюджету в каждом проекте, а также по валовой рентабельности
Взяли на себя управление проектным офисом, повысив его рентабельность
Спустя некоторое время наш клиент расширил штатную команду руководителей проектов с трёх до пяти человек. Было принято решение организовать проектный офис и передать его управление нам.
На входе средняя рентабельность проектного офиса за последний квартал была отрицательной. Мы отвечали за работу трёх руководителей проектов и части разработчиков. Кроме этого, в наши обязанности перешло:
Финансовое планирование проектного офиса и контроль его исполнения на основе плановых бюджетов портфеля проектов
Проверка и утверждение ежемесячной отчётности руководителей проектов и подготовка сводного отчёта по проектному офису
Начальное ведение новых проектов и последующее их распределение по руководителям проектов
Ежедневное и еженедельное ресурсное планирование и балансировка загрузки специалистов проектного офиса
Утверждение графика отпусков руководителей проектов
Консультирование руководителей проектов и разрешение конфликтных ситуаций
Команда и инструменты
Кто работал
Роман Смирнов — бизнес-аналитик, руководитель проектов, руководитель проектного офиса
Что мы использовали
Результаты кейса
3 500+ ч.
Затрачено на управление проектами и проектным офисом
15-40%
Ежемесячная рентабельность управляемых проектов
14,6%
Средняя ежемесячная рентабельность управляемого нами проектного офиса
До 1M ₽
Максимальный ежемесячный бюджет на развитие одного проекта
5 шт.
Максимальное количество проектов, находящихся в одновременном управлении у руководителя проектов
15 шт.
Максимальное количество проектов, входивших в портфель управляемого нами проектного офиса, из них 2 федеральных
10 чел.
Максимальный штат специалистов, входивших в управляемый нами проектный офис, из них 3 руководителя проектов
Примеры выполненных задач
Объединение корзины и чекаута
Разработка интернет-магазина и личного кабинета покупателя под ключ
Разработка конструктора лендингов
Разработка фидов для выгрузки товаров на маркетплейсы и рекламные кабинеты
Разработка программы лояльности, в том числе системы кэшбека для покупателей и интеграция с «1С: ERP»
Разработка и внедрение интеграционных и авто-тестов
Интеграция интернет-магазина с «Битрикс24» и amoCRM
Интеграция интернет-магазина с онлайн-эквайрингом
Интеграция маркетплейса с онлайн-кассой
Интеграция каталога и заказов интернет-магазина с «1С: ERP»
Интеграция интернет-магазина с системой сквозной веб-аналитики
Интеграция интернет-магазина с Mindbox
Реализация вывода похожих товаров на сайт из «1С: ERP»
Реализация выгрузки акций на сайт из «1С: ERP»
Внедрение системы подарочных сертификатов
Регулярная оптимизация скорости загрузки интернет-магазина
Регулярное внедрение рекомендаций для улучшения поисковой оптимизации, которые формировались отдельным подрядчиком, отвечающим за SEO
Обсудим проект?
Расскажите о задачах и проблемах, которые необходимо решить. Если у вас есть материалы, которые помогут нам глубже погрузиться в детали вашего проекта, приложите их. Я проконсультирую вас и подготовлю коммерческое предложение.
