23ч из 20 по плану
Отдельными строками
- План20,0 ч
- Факт23,5 ч
- Сверх плана3,5 ч
Проектный офис · Digital-агентстваРаботаем с 05.2024
RedLoft
Внешний проектный офис для RedLoft
У агентства RedLoft был один менеджер проектов, и непрофильные заказы оно отклоняло. Теперь такие заказы и поддержку сданных проектов ведём мы, а в штат агентство за это время никого не взяло.
12+месяцев отчётов подряд
5платформ в проектах
80часов по одному проекту поддержки за июнь — сентябрь 2025
0новых людей в штате агентства
Внешний проектный офис для RedLoft
- Клиент
RedLoft, цифровое агентство. Делает сайты и сервисы для велнес-индустрии. redloft.ru
- УслугаВнешний проектный офисУправление проектамиКонтент-менеджмент
- СрокПроектный офис30 мес.Банный комплекс6 мес.
- КомандаРуководитель проектного офиса — основатель агентства2 руководителя проектовКонтент-менеджерТестировщик
- Инструменты
сайты проектов
сайты проектов
сайты проектов
сайты проектов
сайты проектов
документы
задачи и учёт времени
Оплата по факту затраченного времени.
С чего началось
Так было в мае 2024 года, когда мы начали работать: вести непрофильные заказы было некому. Сейчас клиент больше года каждый месяц получает от нас отчёт с часами по каждому направлению.
Первый проект: сайт банного комплекса
Всё началось с одного проекта. Агентство делало корпоративный сайт премиального банного комплекса, и заработать он должен был ко дню открытия самого комплекса. Требования, смета и график были согласованы, дизайнеры в команде были. Штатный менеджер вёл другой проект, и RedLoft искал человека, который разложит график на задачи, раздаст их исполнителям, будет следить за сроками, переписываться с заказчиком и готовить отчёты.
Эту часть работы взяли мы. Деньги, приёмку промежуточных результатов и отношения с заказчиком агентство оставило за собой. Трекера у агентства тогда не было, задачи вели в таблицах. Объём был известен заранее, поэтому этапы шли один за другим. С мая по октябрь страницы нарисовали и сверстали, мы написали техническое задание на интеграцию вёрстки в «1С-Битрикс», и дальше до запуска проект довёл штатный менеджер клиента.
Спортивная школа и что было после неё
Через какое-то время агентству пришла заявка на сайт спортивной школы. Раньше такие заказы, не связанные с велнесом, RedLoft отклонял. Этот проект отдали нам целиком, вместе с подбором команды.
После него агентство передало нам всё, что не относится к основным проектам: поддержку и развитие сданных сайтов, производство непрофильных сайтов и подбор исполнителей, когда своих не хватает.
Задачи из чата переехали в трекер
Исполнителей и задач стало больше, а задачи, поставленные сообщением в чате, терялись. Поддержка оплачивается по часам, и счёт клиенту выставляется по записям о затраченном времени. Сверять отчёты с исполнителями и с клиентом становилось всё дольше.
Мы сравнили несколько систем управления задачами, показали клиенту разбор, и он выбрал «Яндекс Трекер». До запуска договорились, как через два месяца проверим результат:
- задачи не теряются;
- время вносят все исполнители;
- сверка отчётов занимает меньше времени, чем раньше.
Мы настроили доску и статусы. Задача, которую переводят в тестирование, сама назначается на тестировщика. Уведомления приходят в рабочий чат: исполнителю о новой задаче, руководителю проекта о задаче, готовой к сдаче. Потом перенесли текущие задачи и научили команду вести задачи, отмечать время и выгружать отчёт.
Через два месяца выполнялись все три условия. Бэклог виден всем в одном месте. Время вносят все, потому что исполнителям платят по выгруженному из трекера отчёту. Отчёт по трудозатратам собирается за несколько минут. После этого в трекер перенесли остальные проекты и подрядчиков.
Как работаем сейчас
Раз в месяц клиент получает отчёт с задачами, статусами и часами по направлениям: дизайн, фронтенд, бэкенд, копирайтинг и управление. План, факт и работы сверх плана в нём идут отдельно. Только по одному проекту поддержки с июня по сентябрь 2025 года набралось 80 часов, треть из них ушла на управление.
Команду собираем под задачи. В неё входят руководитель проектного офиса, руководители проектов, контент-менеджеры и тестировщик. Кого-то привлекаем напрямую, кого-то через платформы и компании-подрядчики.
Отзыв клиента
Работаем с Романом в формате аутсорс-проектного офиса. Его задача — выстраивание и контроль проектного управления внутри агентства, и с этой ролью он справляется уверенно.
Понравилось, что работа выстроена практически автономно: подключена система трекинга, есть прозрачность по статусам задач и проектам, понятная коммуникация и контроль без микроменеджмента.
В целом сотрудничеством с Романом и его агентством доволен. Это сильный управленческий партнёр для агентств, которым нужен внешний проектный офис и системный контроль без перегруза собственной команды.