Когда у каждого проекта свой порядок работы
В одной компании проект запускают после подробного планирования. Сначала определяют результат, сроки, ресурсы, порядок работы — и только потом команда приступает к выполнению. В другой ситуация меняется уже через несколько недель. Появляются новые вводные, меняются приоритеты, часть решений приходится принимать по ходу работы. План при этом не исчезает, но его приходится регулярно пересматривать.
Означает ли это, что одна из компаний неправильно управляет проектами? Не обязательно. Проекты отличаются друг от друга. И способ управления, который хорошо работает в одной ситуации, может оказаться неудобным в другой. Поэтому компаниям приходится решать не только вопрос «как управлять проектами», но и более конкретный: какой подход к управлению подходит именно им.
Когда одного способа управления проектами недостаточно
Пока в компании один-два проекта, руководитель может выстроить работу практически под конкретную ситуацию. Но проектов становится больше. Появляются разные команды, заказчики, сроки и требования. Одни проекты достаточно предсказуемы, другие постоянно меняются.
Если при этом всем навязать одинаковый порядок работы, часть проектов получит лишние ограничения. Если, наоборот, каждый руководитель будет выбирать собственный способ управления, компания быстро столкнётся с другой проблемой — проекты начнут жить по разным правилам. Здесь и появляется методология управления проектами. Она нужна для того, чтобы определить общий подход к организации управления, но при этом учитывать особенности проектной работы.
Что такое методология управления проектами
Методология — это не отдельный регламент и не перечень задач в проекте. Она задаёт общий способ организации управления: как строится работа, какие принципы используются, как принимаются решения и как проект проходит основные этапы.
Если процесс отвечает на вопрос «что и в какой последовательности происходит?», то методология задаёт более широкий вопрос: «Как в целом мы будем управлять проектом?». Поэтому методология находится между отдельными процессами и всей системой управления проектами. В системе Фичтим процессы, роли, структура, правила и методология связаны между собой. Отдельно взятая методология не заменяет остальные элементы.
Как отличаются подходы к управлению проектами
Разные подходы по-разному отвечают на один и тот же вопрос: как организовать работу проекта в условиях, в которых он находится. Где-то важно заранее определить большую часть работы и последовательно двигаться по плану. Где-то существенная часть решений появляется уже в процессе, поэтому команде нужна возможность регулярно пересматривать ближайшие шаги.
Поэтому при выборе подхода стоит смотреть не на название методологии, а на то, какие условия она предполагает. Для компании важны как минимум несколько вопросов:
- Насколько заранее можно определить результат проекта
- Насколько часто меняются требования
- Насколько предсказуемы сроки и содержание работ
- Сколько участников вовлечено в проект
- Насколько быстро приходится принимать решения
- Какой уровень контроля нужен руководству
Ответы на эти вопросы помогают понять, какой способ организации работы будет разумным.
Почему методологию нельзя выбирать только по названию
Иногда выбор подхода превращается в поиск «самой современной» или «самой популярной» методологии. Но популярность сама по себе ничего не говорит о том, насколько подход подходит конкретной компании.
Представим проект, в котором основные требования понятны заранее. Для него может быть важна детальная предварительная проработка и контроль отклонений от плана. В другом проекте исходные условия меняются по ходу работы. Там попытка заранее расписать абсолютно всё может привести не к большему контролю, а к постоянному переписыванию плана. Поэтому методологию стоит выбирать не от названия к проекту, а от особенностей проекта к подходу.
Нужна ли компании одна методология для всех проектов
Не обязательно. Единые принципы управления помогают компании говорить на одном языке и получать сопоставимую информацию. Но это не означает, что каждый проект должен проходить абсолютно одинаковый путь.
Для компании может быть единым порядок запуска проекта, основные точки контроля, требования к управленческой информации или правила принятия существенных решений. А внутри этих рамок разные проекты могут использовать разные способы организации работы. Такой подход позволяет сохранить управляемость, не превращая методологию в набор одинаковых действий на каждый день. Здесь есть важная граница: единая система управления не обязательно означает одинаковое управление каждым проектом.
Как методология связана с процессами
Методология определяет общий подход, а процессы превращают его в конкретную работу. Например, недостаточно договориться о том, что проект нужно контролировать. Нужно определить, как именно организован контроль: когда он проводится, какая информация собирается, кто её анализирует и какие решения принимаются при отклонениях. Поэтому методология и процессы должны быть согласованы.
Процессы управления проектами в компании
В статье о процессах мы разбирали, как устроена эта последовательность и почему процессы не существуют независимо друг от друга. Здесь важнее другое: выбранный подход должен находить отражение в этих процессах.
Где методология заканчивается и начинается корпоративный стандарт
Методология отвечает на вопрос о подходе к управлению. Но компании недостаточно просто выбрать подход. Нужно определить, что именно из него становится общим правилом для сотрудников. Например, компания может определить порядок запуска проектов, требования к планированию, точки контроля и состав управленческой информации. Когда такие правила закрепляются на уровне компании, возникает уже другая задача — корпоративный стандарт управления проектами.
Поэтому методологию и стандарт не стоит смешивать. Методология задаёт подход. Стандарт помогает закрепить согласованные правила его применения внутри компании.
Как выбрать подход для конкретной компании
Начинать лучше не с изучения списка методологий. Сначала стоит посмотреть на собственные проекты. Какие они? Насколько похожи друг на друга? Что в них обычно известно заранее, а что меняется уже в процессе? Где руководству нужна жёсткая управляемость, а где важнее возможность быстро реагировать на изменения?
После этого можно переходить к выбору подхода:
- Посмотреть, как проекты управляются сейчас
- Определить общие особенности проектов
- Понять, где компания сталкивается с наибольшей неопределённостью
- Определить требования к контролю и принятию решений
- Выбрать подход, который соответствует этим условиям
- Проверить его на реальной проектной работе
- Скорректировать то, что не работает
Последний пункт особенно важен. Методология должна помогать управлять проектами, а не становиться ещё одним набором требований, которые приходится выполнять независимо от смысла.
Как понять, что выбранный подход работает
Понять это можно не по количеству документов и не по тому, насколько подробно описана методология. Гораздо важнее посмотреть на саму работу. Участникам понятно, как организован проект. Процессы не приходится каждый раз изобретать заново. Руководство получает необходимую информацию. Решения принимаются в понятных точках. При этом правила не создают больше бюрократии, чем пользы.
Если выбранный подход помогает сделать управление более понятным и предсказуемым, он выполняет свою задачу. Если же команда большую часть времени тратит на соблюдение самой методологии, а не на работу над проектом, стоит вернуться к вопросу о том, насколько выбранный подход соответствует реальным условиям.
Методология управления проектами не должна становиться самоцелью. Хорошая методология — это подход, который помогает компании организовать управление с учётом особенностей её проектов. Она задаёт общую логику работы, но не отменяет необходимость определить процессы, роли, структуру и правила. Именно поэтому методологию имеет смысл рассматривать не отдельно, а как часть системы управления проектами.